Nietiedt STEPS
Titel: Slug: Excerpt: Tags: Digitalisierung im Handwerk, Softwareeinführung, Eigenentwicklung, Prozessoptimierung, ERP System, Schnittstellen
Digitalisierung im Handwerk ist ein gewaltiger Berg. Jeder spricht darüber, wie toll die Aussicht von oben ist, aber die wenigsten reden über den anstrengenden Aufstieg. Es ist wie beim Bergsteigen: Du kannst nicht andere für dich klettern lassen, du musst es selbst tun – aber du kannst dir Hilfe suchen.
In vielen Betrieben beginnt der Versuch der Digitalisierung damit, den Handwerkern ein Tablet in die Hand zu drücken und eine neue App zu installieren. Doch wenn die Prozesse dahinter nicht stimmen, führt das unweigerlich zu Frust. In diesem Artikel zeige ich dir aus der Praxis, warum der klassische Weg über unzählige Excel-Listen irgendwann kollabiert, wann eine Eigenentwicklung sinnvoller ist als gekaufte Standardsoftware und wie du eine Softwareeinführung so gestaltest, dass deine Mitarbeiter sie auch wirklich nutzen.
Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk wirklich?
Ein häufiger Irrglaube ist, dass Digitalisierung bedeutet, Papier einfach durch Bildschirme zu ersetzen. Das führt zu dem, was ich gerne den schlimmsten Fehler der digitalen Transformation nenne: die Digitalisierung schlechter Prozesse.
Ein klassisches Beispiel aus unserer Praxis bei der Maßnahmenverfolgung im Arbeitsschutz: Ursprünglich lief das über riesige, unübersichtliche Excel-Listen. Der erste Digitalisierungsversuch bestand darin, eine Datenbank zu bauen, die automatisiert E-Mails an die Verantwortlichen verschickte. Das Ergebnis? Der Mitarbeiter bekam eine E-Mail, druckte sie aus, schrieb seine Stellungnahme per Hand darauf, scannte das Papier wieder ein und schickte es mir per E-Mail zurück. Ich druckte es mir wieder aus, legte es ab und setzte in der Datenbank einen Haken.
Das ist keine Digitalisierung, das ist ein Medienbruch-Albtraum. Echte Digitalisierung bedeutet, die analogen Umwege komplett abzuschneiden. Der Prozess muss so durchdacht sein, dass die Information direkt dort digital erfasst wird, wo sie entsteht – zum Beispiel mobil auf der Baustelle – und ohne Umwege in das zentrale System fließt.
Das Problem mit Excel-Listen und Insellösungen
Wenn Daten im Unternehmen erfasst werden sollen, ist Excel meist das Tool der Wahl. Für einen ersten Prototyp oder Proof of Concept ist eine Tabellenkalkulation auch absolut legitim.
Problematisch wird es, wenn diese Listen zum Rückgrat des Unternehmens werden. Nehmen wir unsere Fuhrparkverwaltung mit über 400 Fahrzeugen. Früher pflegte ein Kollege eine Liste für die Beschaffung, ein anderer eine für die Kostenverteilung. Wurde ein neues Fahrzeug angeschafft, mussten die Daten manuell synchronisiert werden. Sobald mehrere Personen mit solchen Tabellen arbeiten, entstehen unweigerlich Inkonsistenzen, Dateiduplikate (Version A, Version B) und das reinste Chaos.
Der logische nächste Schritt ist der Wechsel auf eine echte Datenbank mit einer Weboberfläche. Der entscheidende Vorteil: Du hast eine zentrale Datenquelle (Single Source of Truth) und kannst über ein Rollen- und Rechtesystem genau steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. So sieht der Niederlassungsleiter nur seine eigenen Fahrzeuge, während die Buchhaltung die Kostenstellenverteilung im Blick hat.
Eigenentwicklung vs. Standardsoftware: Der Build-or-Buy-Konflikt
Warum bauen wir als Handwerksbetrieb mit fast 1.000 Mitarbeitern unsere Softwarelösungen wie die Projektverwaltung oder das Lagerverwaltungssystem eigentlich selbst? Es gibt doch unzählige Branchenlösungen auf dem Markt.
Die Antwort liegt in der Kontrolle über die eigenen Prozesse. Wenn du Standardsoftware kaufst, musst du dich den Abläufen anpassen, die der Softwareentwickler für richtig hält. Ein weiser Administrator sagte einmal: Wenn wir Standard kaufen, sind wir auch nur Standard-schnell – also genau so schnell wie alle Konkurrenten, die dieselbe Software nutzen.
Eine Eigenentwicklung (z.B. basierend auf Open-Source-Frameworks wie Laravel und PHP ) erlaubt es uns, die Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten so klein wie möglich zu halten. Wenn wir eine Lösung selbst bauen, passt sie exakt zu unseren Anforderungen und verschafft uns einen echten Wettbewerbsvorteil.
Natürlich muss nicht jeder Betrieb selbst programmieren. Wenn du eine Standardsoftware findest, die deine Prozesse zu 100 % abbildet: Herzlichen Glückwunsch! Achte dann aber zwingend darauf, dass diese Software moderne Schnittstellen (wie REST oder GraphQL) besitzt, um sie an deine restliche Systemlandschaft anzubinden.
Die 4 Phasen der Softwareeinführung im Betrieb
Eine neue Software installiert man nicht einfach auf den Tablets der Mitarbeiter und hofft, dass alles funktioniert. Eine erfolgreiche Einführung folgt einem klaren Plan:
1. Projektleitung definieren: Bestimme einen klaren Ansprechpartner (Projektleiter), der das Projekt von Anfang bis Ende begleitet und auch die nötigen Ressourcen dafür bekommt.
2. Grobkonzept und Prozessmodellierung: Skizziere deine Ist-Prozesse (z.B. mit BPMN) und definiere genau, was aktuell schlecht läuft und durch die neue Software besser werden muss.
3. Key-User frühzeitig einbinden: Lass die späteren Anwender die Software oder den Prototyp früh testen. Ihr Feedback ist Gold wert. Nichts ist schlimmer, als nach einem halben Jahr festzustellen, dass ein Prozess zwar digital, aber in der Praxis viel umständlicher geworden ist (Verschlimmbesserung).
4. Umsetzungsstrategie wählen: Entscheide dich, ob du einen harten Schnitt machst (alte Software abschalten, neue sofort nutzen) oder einen fließenden Übergang wählst. Wir haben bei unserer Projektverwaltung alte Projekte im alten System belassen und neue Projekte nur noch in der neuen Software (STEPS) angelegt. Das ermöglichte ein sanftes Lernen, erforderte aber eine saubere Schnittstelle für den Rechnungsnummernkreis.
Typische Fehler bei der digitalen Transformation
Aus den unzähligen Iterationen unserer eigenen Digitalisierungsreise haben sich klare Stolpersteine herauskristallisiert. Hier ist eine Checkliste der häufigsten Fallstricke:
Analoge Fehler digitalisieren: Wenn ein Prozess auf dem Papier schon unrund lief, wird ihn Software nicht retten. Software ist gnadenlos konsequent und deckt Logikfehler sofort auf.
Randgruppen vergessen: Wenn du Pflichtthemen digital zuweist, denkst du meist an die operativen Fachkräfte. Wir hatten plötzlich das Problem, dass die Software von der Reinigungskraft eine Höhenrettungs-Unterweisung forderte, weil das Rechtesystem nicht granular genug war. Hinterfrage deine Gruppenstrukturen.
Passwort-Chaos durch Insellösungen: Wenn du für die Lagerverwaltung, den Fuhrpark und das Bewerbermanagement jeweils eigene Tools einführst, ertrinken deine Mitarbeiter in Passwörtern. Setze frühzeitig auf eine Single Sign-On (SSO) Lösung (z.B. über SAML), damit ein zentraler Login für das gesamte Ökosystem ausreicht.
- Die analoge Brücke vergessen: Manchmal ist die Baustelle zu dreckig oder das Netz zu schlecht für rein digitale Workflows. Nutze Brückentechnologien. Wir kleben robuste NFC-Tags oder QR-Codes auf Maschinen und Gerüste. Ein Scan mit dem Smartphone reicht, um das entsprechende Prüfprotokoll oder die Bedienungsanleitung direkt im Browser zu öffnen – ohne langes Suchen.
Praxisbeispiel: Wie wir unsere Projektverwaltung (STEPS) gebaut haben
2018 standen wir vor der Frage, wie es mit unserem alten ERP-System im Gerüstbau weitergeht. Die Software lief lokal (On-Premise), was für den mobilen Zugriff auf Baustellen katastrophal war. Zudem war die Datenbankstruktur ineffizient; Kundendaten wurden in unzähligen Tabellen redundant gespeichert.
Wir starteten mit einem weißen Blatt Papier und entwickelten innerhalb von elf Monaten agil eine komplett eigene Lösung. Ein Team aus Gerüstbauern, der IT und externen Entwicklern (Orlyapps) entwarf das System Stück für Stück. Das Ziel: Alle Hilfsprozesse (Lager, Fuhrpark, Arbeitssicherheit) sollten dem Bauleiter automatisch in seiner Ansicht zugeführt werden.
Das Ergebnis unserer "Vision STEPS" war massiv: Die Ladezeit für Dokumente und Kalkulationen sank von über einer Minute auf wenige Sekunden. Zudem war die Usability so intuitiv, dass selbst Geschäftsführer ohne vorherige Schulung komplexe Projekte kalkulieren konnten. Für diesen ganzheitlichen Ansatz wurden wir schließlich vom Land Niedersachsen mit dem Zertifikat „Zukunftsfest“ in der Kategorie „Gute Praxis Digitalisierung“ ausgezeichnet.
Fazit: Groß denken, klein anfangen
Digitalisierung im Handwerk ist kein Sprint, sondern eine Evolution. Du musst nicht sofort das gigantische ERP-System austauschen. Starte mit einem kleinen Schmerzpunkt – sei es die Lagerverwaltung oder das Bewerbermanagement – und löse diesen sauber.
Wichtig ist dabei nur: Denk groß genug. Baue keine starren Insellösungen, sondern halte die Systeme generisch, damit du später andere Module über Schnittstellen andocken kannst. Wer seine Prozesse versteht und mutig genug ist, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen, dem bietet die Digitalisierung Werkzeuge, um nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern das Handwerk völlig neu zu gestalten.
Möchtest du genauer wissen, wie wir bestimmte Schnittstellen (z.B. zwischen Lagerverwaltung und Projektplanung) technisch gelöst haben?